Informace o zpracování osobních údajů zákazníků, obchodních

Vážení zákazníci, obchodní partneři, návštěvníci, uživatelé informačních systémů nebo aplikací, rádi bychom vás informovali, že ochrana osobních údajů je pro nás velmi důležitá a je nedílnou součástí naplňování všech našich závazků. Věnujeme jí tedy náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů postupujeme dle platných právních předpisů.

1. Údaje o správci a pověřenci pro ochranu osobních údajů

Společnost Magnalink, a.s. IČO: 27547469, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu Hradec Králové, spisová značka: B2797, jakožto správce osobních údajů (dále jen „naše společnost“), si vás tímto dokumentem dovoluje informovat o zásadách a postupech při zpracování vašich osobních údajů, a o vašich právech vztahujících se k ochraně osobních údajů, a to v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZOÚ“) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „Nařízení GDPR“).

Pověřenec PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ (DPO) Společnost Magnalink, a.s. jmenovala svého Pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož úlohou je dbát na dodržování bezpečnosti a ochrany osobních údajů v souladu s Nařízením a dalšími právními předpisy. V případě dotazů či požadavků můžete našeho pověřence kontaktovat na e-mailové adrese: poverenec@ceznet.cz nebo na níže uvedené adrese společnosti.

Informace zde uvedené mají obecný právně normativní charakter, nejsou tedy součástí žádné smlouvy a mohou být při naší vzájemné komunikaci doplněny o podrobnosti vztahující se ke konkrétnímu případu.

2. Osobní údaje, které zpracováváme

Naše společnost a její smluvní zpracovatelé zpracovávají, v návaznosti na příslušný právní titul a účel zpracování, zejména tyto kategorie osobních údajů:

a) identifikační, autentizační a adresní údaje: jméno, příjmení, akademický titul, datum narození, údaje z dokladů totožnosti, adresa trvalého, případně přechodného bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, adresa instalace, státní příslušnost, místo a stát narození, sídlo podnikání, IČO, v ojedinělých případech rodné číslo, vlastnoruční podpis a elektronický podpis;

b) kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky;

c) elektronické údaje: IP adresa, MAC adresa, cookies, autentizační certifikáty a certifikáty elektronického podpisu, lokační údaje zařízení užívaného uživatelem, identifikátory v sociálních sítích a komunikačních platformách;

d) další osobní údaje spojené se smluvním vztahem: číslo bankovního účtu, číslo zákaznického účtu, provozní a lokalizační údaje;

e) ve specifických případech osobní údaje zvláštních kategorií;

f) osobní údaje ve zvukovém záznamu – audio záznamy;

g) osobní údaje v obrazovém záznamu – kamerové záznamy, fotografie, videa.

Vaše osobní údaje mohou být námi zpracovávány manuálně i automatizovaně, nicméně při automatizovaném zpracování vašich údajů nepoužíváme automatizované rozhodování, včetně profilování, které by mohlo mít dopad na vaše práva.

3. Zdroje získávání osobních údajů

Naše společnost získává vaše osobní údaje přímo od vás, v rámci jednání o uzavření smlouvy a dále v průběhu jejího plnění, případně od třetích osob, které takové jednání zprostředkovávají. V těchto případech vás informujeme o tom, kdy je poskytnutí osobních údajů nezbytné pro realizaci konkrétní služby nebo obchodní spolupráce, a kdy je naopak dobrovolné, avšak sloužící k usnadnění vzájemné komunikace a zefektivnění spolupráce mezi vámi a naší společností.

Dále můžeme vaše osobní údaje získávat z veřejných evidencí nebo od orgánů státní správy (například ze živnostenského rejstříku, katastru nemovitostí, insolvenčního rejstříku nebo centrální evidence exekucí atd.). Případně ve specifických případech na základě příslušných právních předpisů můžeme získávat vaše osobní údaje i z neveřejných evidencí.

Naše společnost z důvodu zajištění ochrany majetku, zdraví osob a bezpečnosti poskytovaných služeb disponuje kamerovými systémy, které jsou umístěny v provozovně/na budovách ve vlastnictví či správě společnosti pronajímaného objektu. O užití kamerových systémů jste vždy informováni prostřednictvím informačních cedulí umístěných na dotčených objektech. Pořízené kamerové záznamy mohou být v případě nutnosti poskytnuty správním orgánům a orgánům činným v trestním řízení.

4. Účely, právní tituly a doba zpracování osobních údajů

Právním titulem pro naše zpracování osobních údajů subjektu údajů ve smyslu Nařízení GDPR může být:

A. udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů (čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení GDPR);

Váš souhlas sbíráme jen ve specifických případech, kdy předmětné zpracování osobních údajů není realizováno na základě jiného právního titulu. V těchto případech jste vždy informováni, za jakým konkrétním účelem, po jak dlouhou dobu atd. bude váš souhlas sbírán a evidován, přičemž udělení vašeho souhlasu s daným zpracováním osobních údajů je dobrovolné a můžete jej kdykoliv odvolat, a to ať již postupem definovaným pro daný konkrétní případ zpracování osobních údajů nebo obecně prostřednictvím požadavku na pověřence pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese poverenec@ceznet.cz.

B. zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení GDPR); V rámci tohoto zpracování osobních údajů jste vy nebo váš zástupce smluvní stranou připravované nebo uzavírané smlouvy, tedy máte k dispozici obsah dané smlouvy a současně i informace související se zpracováním osobních údajů. Případně, pokud je smlouva uzavírána např. elektronicky prostřednictvím konkrétních webových stránek nebo webové aplikace, jsou informace ke zpracování osobních údajů pro tento konkrétní účel vždy uvedeny přímo na dané webové stránce či v aplikaci.

C. zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení GDPR); Na naši společnost dopadá mnoho zákonných povinností z českých i evropských právních předpisů. Pro větší přehlednost a vaší lepší informovanost v přehledu konkrétních účelů přiloženém níže uvádíme základní právní předpisy, které jsou určující pro oblasti zpracování osobních údajů založené na splnění právní povinnosti.

D. zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby (čl. 6 odst. 1 písm. d) Nařízení GDPR); Na základě tohoto právního titulu běžně nezpracováváme vaše osobní údaje. K danému zpracování osobních údajů by tak mohlo dojít pouze za zcela mimořádných okolností, o kterých byste byli námi informováni, včetně sdělení bližších informací ohledně případného takovéhoto zpracování vašich osobních údajů.

E. zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (čl. 6 odst. 1 písm. e) Nařízení GDPR); Na základě tohoto právního titulu běžně nezpracováváme vaše osobní údaje. K danému zpracování osobních údajů by tak mohlo dojít pouze za zcela mimořádných okolností, o kterých byste byli námi informováni včetně sdělení bližších informací ohledně případného takovéhoto zpracování vašich osobních údajů.

F. zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě (čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR).

Přehled konkrétních účelů, právních titulů a dob, po kterou budou osobní údaje uloženy, naleznete v přiložené tabulce. Právní tituly s označením A–F jsou definovány výše.

Přehled konkrétních účelů, právních titulů a dob, po kterou budou osobní údaje uloženy, naleznete v přiložené tabulce:

5. Zpracovatelé a příjemci osobních údajů

Naše společnost může pro zajištění efektivnosti a odbornosti procesů vaše osobní údaje v rámci jejich zpracování v odůvodněných případech zpřístupnit svým zaměstnancům, smluvním partnerům v pozici zpracovatele osobních údajů (a to na základě smlouvy o zpracování osobních údajů nebo jiného právního aktu) nebo smluvním partnerům v pozici společného správce osobních údajů (a to na základě smlouvy o vzájemných právech a povinnostech společných správců nebo jiného právního aktu), nebo dalšímu správci osobních údajů v pozici příjemce osobních údajů.

U našich smluvních zpracovatelů osobních údajů vyžadujeme obdobný organizačně-technický standard ochrany osobních údajů, jaký máme nastaven jednotně pro celý Koncern ČEZ, včetně dodržování smluvních podmínek vztahujících se ke zpracování osobních údajů (např. povinnost používat předmětné osobní údaje výhradně k těm účelům, ke kterým jim byly předány, zákaz sdílení předaných osobních údajů s dalšími zpracovateli osobních údajů bez našeho předchozího souhlasu atd.).

Naplnění našich požadavků na zpracování předaných osobních údajů ověřujeme u dotčených smluvních zpracovatelů před uzavřením smlouvy o zpracování osobních údajů (či jiného právního aktu), během jejího trvání, a i po jejím skončení (zejména co do výmazu předaných osobních údajů apod.).

Zpracovatelé osobních údajů

Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje mohou být předány také třetím subjektům, které jsou oprávněni získat takovéto osobní údaje. Jedná se například o daňové, správní či regulační orgány.

Naše společnost předává osobní údaje zejména těmto příjemcům:

• Česká národní banka;
• Česká správa sociálního zabezpečení
• Český telekomunikační úřad;
• Zdravotní pojišťovny
• Národní bezpečnostní úřad;
• Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost;
• Úřad práce České republiky;
• Společnosti poskytující služby pojištění a řešení škodních událostí;
• Státní úřad inspekce práce;
• Orgány činné v trestním řízení (soudy, státní zastupitelství a Policie ČR);
• Poskytovatelé pracovně-lékařských služeb;

6. Cookies a další zpracování v digitálním prostředí

Na webových stránkách naší společnosti fungují cookies, které využíváme. Aby se mohly webové stránky správně zobrazovat., potřebujeme sbírat tzv. technické cookies. Pro všechny ostatní typy cookies potřebujeme váš souhlas a je pouze na vás, zda nám svůj souhlas udělíte, případně v jakém rozsahu. Rozsah oprávnění pro sběr cookies můžete nastavit prostřednictvím tzv. „Cookie bota“, který se zobrazuje na příslušné webové stránce. Zde také naleznete podrobné informace k souborům cookies.

Podle toho, zda a v jakém rozsahu nám svůj souhlas udělíte, pak můžeme cookies případně využít k personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze návštěvnosti webových stránek naší společnosti. Informace o tom, jak náš web používáte pak můžeme sdílet se svými partnery pro sociální média, inzerci a analýzy. Partneři tyto údaje mohou zkombinovat s dalšími informacemi, které jste jim poskytli nebo které získali v souvislosti s tím, že používáte také jejich služby.

Podrobné informace k souborům cookie jsou vám k dispozici na webových stránkách www.magnalink.cz.

Vaše práva k zajištění ochrany osobních údajů

Naše společnost usiluje o transparentní a korektní zpracování vašich osobních údajů a zajištění jejich náležité ochrany, vždy v souladu s příslušnými právními předpisy. Abychom vás ujistili o našem odpovědném přístupu ke zpracování vašich údajů, jsme připraveni rychle a profesionálně reagovat na vaše oprávněné požadavky.

• Pokud se zpracování osobních údajů zakládá na vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas pro budoucí zpracování kdykoli odvolat.
• Máte právo od nás jako správce údajů požadovat přístup ke svým osobním údajům a podrobnější informace o jejich zpracování.
• Máte právo od nás požadovat opravu vašich nepřesných nebo neúplných osobních údajů.
• Máte právo nás požádat o poskytnutí vašich osobních údajů v běžně používaném a strojově čitelném formátu, umožňujícím jejich předání jinému správci, pokud jsme je získali na základě vašeho souhlasu nebo v souvislosti s uzavíráním a plněním smlouvy, a jsou zpracovány automatizovaně.
• Máte právo podat námitku týkající se zpracování některých nebo všech vašich osobních údajů.
• Máte právo nás požádat o výmaz vašich osobních údajů, pokud již nemáme žádný právní důvod pro jejich další zpracování.
• Máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.

7. Slovník pojmů a zkratek

Cookies

Krátký textový soubor, který navštívená webová stránka odešle do prohlížeče. Umožňuje webu zaznamenat informace o vaší návštěvě, například preferovaný jazyk a další nastavení. Příští návštěva stránek tak může být snazší a produktivnější. Soubory cookies jsou důležité. Bez nich by procházení webu bylo mnohem složitější.

Dozorový úřad

Úřad v ČR zřízen jako Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „ÚOOÚ“) zákonem o zpracování osobních údajů. Jsou mu svěřeny kompetence ústředního správního úřadu pro oblast ochrany osobních údajů v rozsahu stanoveném tímto zákonem a další kompetence stanovené zvláštním právním předpisem.

Nařízení GDPR

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Osobní údaj (dále jen „OÚ“)

Veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Osoba jmenovaná pro Magnalink, a.s. podle čl. 37 Nařízení GDPR. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (dále též jako „DPO“) má samostatnou odpovědnost za vymezenou oblast ochrany osobních údajů pro Magnalink, a.s. a je partnerem pro jednání s ÚOOÚ a subjekty údajů. Odpovědností pověřence pro ochranu osobních údajů je zejména chránit zájmy subjektů údajů

Příjemce

Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Příjemce disponuje zákonnou, smluvní či jinou pravomocí zpracovávat osobní údaje. Jedná se o jiné správce či zpracovatele například o daňové, správní či regulační orgány. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování.

Správce osobních údajů

Právnická osoba (společnost Magnalink, a.s.), která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. Správce může zmocnit nebo pověřit zpracováním osobních údajů Zpracovatele

Subjekt údajů (dále jen „SÚ“)

Fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují. Subjekt údajů se považuje za identifikovaný, nebo identifikovatelný, jestliže lze na základě jednoho či více osobních údajů přímo či nepřímo zjistit jeho identitu.

Test přiměřenosti

Posouzení žádosti subjektu údajů Správcem, je-li žádost subjektu údajů zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. Za zjevně nedůvodné mohou být považovány žádosti např. v případě, že na první pohled zcela postrádají odůvodnění (v případě, kdy je odůvodnění nezbytné) a nelze ani výkladem posoudit, o co se subjektu údajů jedná (příkladem může být námitka proti zpracování dle čl. 21 odst. 1 Nařízení GDPR, pokud SÚ v žádosti neuvede informace o své situaci, které umožní Správci posoudit, zda převažuje oprávněný zájem nad zájmem subjektu údajů). Za zjevně nepřiměřenou mohou být žádosti považovány zejména tehdy, pokud se bezdůvodně opakují nebo je jich velký počet. Toto nelze paušalizovat, vždy je třeba posuzovat v kontextu daného případu. Zjevnou nedůvodnost nebo nepřiměřenost žádosti dokládá Správce a odůvodňuje ji ve sdělení, kterým subjekt údajů a Pověřence pro ochranu osobních údajů informuje o odmítnutí žádosti. Toto odůvodnění musí Správce zdokumentovat a uložit pro případnou kontrolu Dozorového úřadu

ZZOÚ

Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

Zpracování osobních údajů

Jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Zpracovatel osobních údajů

Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro Správce.

Zvláštní kategorie údajů (citlivé údaje)

Osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

8. Kontaktujte nás

Pokud máte žádost nebo stížnost týkající se zpracování vašich osobních údajů nebo dotaz na osobu zodpovědnou za zpracování osobních údajů v naší společnosti, kontaktujte nás prosím prostřednictvím mailové adresy poverenec@ceznet.cz. Nebo nám pište na adresu Magnalink, a.s., Pražská třída 485/3, 500 04 Hradec Králové. Na vaše žádosti, dotazy nebo stížnosti odpovíme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce od jejich doručení. Pokud bychom z důvodu složitosti řešení vaší žádosti nebo vysokého počtu žádostí dalších osob nedokázali vaši žádost vypořádat včas, budeme vás informovat o potřebném prodloužení lhůty.

Našeho pověřence pro ochranu osobních údajů lze kontaktovat prostřednictvím mailové adresy poverenec@ceznet.cz. Nebo nám pište na adresu Magnalink, a.s., Pražská třída 485/3, 500 04 Hradec Králové, nebo prostřednictvím datové schránky ID: ai4e24b.

9. Účinnost

Tento dokument je účinný dnem zveřejnění. Poslední aktualizace textu proběhla ke dni 29.12.2023.